Configurer ark.plan pas à pas, module par module

Des post-it, des e-mails marqués, une liste dans un carnet. Et chaque matin, la même question : par quoi je commence ? Tapez une tâche comme vous la pensez. La date, l’étiquette, la personne et l’urgence sont reconnues au vol. Une tâche semblable existe déjà ? Elle vous est signalée. Le matin, vous choisissez ce que vous prévoyez aujourd’hui. Le reste attend dans les sept prochains jours, ou dans À organiser. Une tâche peut attendre ? Mettez-la de côté jusqu’à lundi : elle quitte vos vues, puis revient d’elle-même. En équipe, le tableau montre qui fait quoi. Glissez une carte, changez son ordre, même au clavier. Une tâche se découpe en checklist. Un élément prend de l’ampleur ? Il devient une tâche à part entière. Et les tâches cachées dans vos e-mails et vos notes ? L’assistant IA les repère et vous les propose. Vous acceptez, ou vous rejetez. Il faut du temps pour la faire ? Avec l’Agenda, glissez-la dans votre semaine, ou demandez un créneau : les premiers créneaux libres sont vérifiés avec vos horaires et vos rendez-vous. Et quand vous vous y mettez, un clic lance le chrono sur la tâche, avec Temps projets. Un planning Excel reçu d’un client ? Importez-le : les tâches sont créées d’un coup. ark.plan, Tâches. Toutes vos échéances, au même endroit.

Mardi, quatorze heures ? Plutôt jeudi. Jeudi, je suis en déplacement… Cinq e-mails pour fixer un seul rendez-vous. Avec ark.plan, vous partagez un lien. Votre client choisit le type de rendez-vous, le jour et l’heure. Sans créer de compte. Les créneaux proposés croisent vos horaires, vos exceptions, vos marges et votre Google Calendar. Un rendez-vous sur place à Lausanne ? Le trajet est calculé, en voiture, en train ou à vélo, et bloqué avant et après. Un client ne trouve pas de place ? Le mode Disponibilités clients explique chaque créneau : marge, trajet, hors horaires, occupé. Chaque vendredi, de dix heures à dix-huit heures, votre enfant est chez la maman de jour. Vous gardez l’information dans l’agenda, mais vous êtes disponible. Choisissez « Toute la série », puis « Ne pas bloquer mes rendez-vous ». Les créneaux restent disponibles chaque vendredi. Les demandes arrivent en attente, et vous confirmez d’un clic. Deux clients visent le même créneau ? Ils passent dans l’ordre d’arrivée. Un imprévu ? Proposez un autre horaire. Votre client accepte, refuse, ou propose jusqu’à trois créneaux. La veille, puis une heure avant, le rappel part tout seul, par e-mail ou par WhatsApp. Et dans votre calendrier, tout se retrouve : rendez-vous, Google, travail planifié, échéances et factures. ark.plan, Agenda. Vos clients réservent, vous gardez la main.

Des liens dans vos favoris, des captures sur le bureau, des PDF dans vos e-mails. La Médiathèque les réunit. Collez un lien, glissez une image, partagez depuis l’iPhone ou enregistrez une page avec l’extension Chrome ou Safari. Et vos anciens favoris s’importent en une fois. Chaque élément garde son vrai visage : la page d’un PDF, l’aperçu d’un lien, la couverture d’un article. Vous gardez souvent les articles du même blog ? La Médiathèque vous propose de le suivre. Ses nouveaux articles arrivent alors tout seuls. Pas le temps de lire ? Une voix IA vous lit l’article, avec le ton et la vitesse de votre choix. Touchez un paragraphe, elle reprend là. Et un article en allemand se traduit au fil de la lecture. Pour retrouver, tapez une phrase comme vous la pensez : chaque mot devient un filtre. Un mot ambigu ? Vous choisissez, elle s’en souvient. Posez une question : les montants sont calculés par vos données, l’assistant IA formule la réponse et cite ses sources. Vous rangez deux fois des liens Figma dans le même projet ? Elle vous propose une règle, et la suite se range toute seule. Chaque semaine, quelques trouvailles oubliées refont surface. Et une sélection se partage par un simple lien, sans compte, révocable à tout moment. Seule, elle range vos idées. Avec la Facturation ou le CRM, vos devis, vos factures et vos projets la rejoignent. ark.plan, Médiathèque. Ce que vous gardez, vous le retrouvez.

Vendredi soir. Qu’est-ce que j’ai fait mardi ? Et combien de temps sur l’hôtel ? Un clic, et le chrono démarre. Vos projets favoris sont sur les touches 1 à 5 : vous changez de projet, le précédent s’arrête et s’enregistre. Vous saisissez après coup ? « 1h30 », « 45 », « 1,5 » : c’est compris. Un chrono tourne depuis quatre heures ? ark.plan vous le signale. Indiquez l’heure où vous avez vraiment fini. Une journée à rattraper ? Vos rendez-vous tenus et vos tâches terminées servent d’indices. Vous donnez la durée réelle, et c’est ajouté. Vos commits GitHub deviennent une entrée de temps. L’assistant IA rédige la description à facturer, et repère la tâche que vous venez de terminer. Avant de valider, les chevauchements et les oublis vous sont signalés. Et une minute n’est jamais comptée deux fois. Votre semaine tient sur une feuille. Et sans réseau, rien n’est perdu. Chaque projet suit son budget. S’il est dépassé, vous êtes prévenu. Avec la Facturation, les heures non facturées remontent dans le document. Une fois facturées, elles sont verrouillées. ark.plan, Temps projets. Chaque heure, à sa place.

Des feuilles d’heures, un tableur, des vacances calculées à la main. Et chaque fin de mois, la même question : qui a fait combien ? Avec ark.plan Présences, chacun note sa journée depuis son téléphone, en quelques secondes. Même sans réseau : tout se synchronise au retour. Un oubli ? Un rappel arrive le soir, seulement les jours travaillés. Et si le chrono tourne encore, vous êtes prévenu. Chaque personne a son contrat : temps plein, quatre-vingts pour cent sans le mercredi, horaires irréguliers, ou bénévole. Le temps prévu se calcule tout seul. Un camp de trois jours ? L’activité au forfait compte huit heures trente par jour. Les heures réelles restent visibles à côté. Les jours fériés de votre canton s’ajoutent tout seuls, jusqu’aux variantes régionales et aux demi-journées. Vos fermetures aussi. Une demande de congé ? Tant qu’elle attend, elle ne débite rien. Une fois acceptée, les vacances se mettent à jour, calculées en heures selon le taux. Le solde suit une règle simple : heures comptées moins temps prévu. Au-delà du seuil que vous fixez, les heures supplémentaires sont signalées pour la paie. En dessous, elles se rattrapent. Et chaque notion a son aide, avec un exemple. En fin de mois, chacun confirme, vous clôturez, et l’export part pour la paie : PDF, Excel ou CSV. ark.plan, Présences. Le temps de travail, clair pour tous.

Un prospect, des e-mails, des devis, des heures, des notes. D’habitude, c’est cinq outils. Dans ark.plan, tout commence par un projet. Du premier contact à la livraison, il avance étape par étape, et chaque passage est noté. Devis, factures, heures, tâches, fichiers et e-mails s’y retrouvent, sous une même référence. Vos e-mails arrivent : l’assistant IA les range dans le bon projet. Il y repère aussi les tâches, avec leur échéance. Vous validez. Il faut répondre ? L’assistant IA rédige un brouillon à partir de vos échanges et des données du projet, dans le ton que vous avez déjà avec ce client. Vous relisez, vous envoyez. Après une réunion, notez l’essentiel. L’assistant IA propose la suite : une tâche, ou un rendez-vous pris dans votre agenda, invitation comprise. Besoin de faire le point ? Une synthèse en un clic. Ou posez votre question : la réponse s’appuie sur les e-mails, les notes et les factures du projet. Et à tout moment, vous savez si le projet est rentable : facturé, encaissé, coûts, marge, et le budget de chaque phase. Deux projets en doublon ? Fusionnez-les. Et si c’était une erreur, vous annulez. Avec la Facturation, le Temps projets ou les Tâches, chaque fiche projet s’enrichit encore. ark.plan, CRM et projets. Chaque client, un seul dossier.

Un devis dans un traitement de texte, une facture dans un tableur, un QR à bricoler, des relances qu’on oublie. Avec ark.plan, un devis se prépare en quatre étapes. Le département choisit le bon compte, la numérotation et les conditions. Les lignes viennent du catalogue, avec la marge de chaque ligne. Des tarifs complexes ? Décrivez votre calcul : l’assistant IA vous aide à créer la recette, qui génère ensuite les lignes toute seule. Et vos conditions générales ? L’assistant IA en rédige un brouillon, à relire. Le devis part au client par un lien. Il le relit, le signe au doigt, et reçoit le PDF signé. Chez vous, le statut change tout seul. Signé, il déclenche l’acompte avec sa QR-facture. Facturez ensuite par tranches, libérez la retenue de garantie : le solde déduit tout ce qui est déjà payé. Votre client a son espace : ses projets, ses devis, ses factures. Il voit ce qui reste à payer et règle par QR-facture. Une facture en retard ? La relance est déjà prête : premier rappel, deuxième rappel, puis sommation. L’assistant IA rédige le message dans le ton que vous avez avec ce client. Vous envoyez, ou vous ignorez. Une prestation s’ajoute en cours de route ? Un avenant, son motif, une signature, et tout reste lié au devis. La maintenance mensuelle ? L’abonnement prépare chaque facture, ou l’envoie lui-même, selon le niveau que vous choisissez. Une annulation après paiement crée son avoir automatiquement. Et pour profiter du plein potentiel, synchronisez ark.plan avec ark.flow Compta : vos factures y arrivent déjà prêtes. ark.plan, Facturation. Du devis au paiement, sans ressaisie.

Un apporteur vous recommande un client. Six mois plus tard : combien lui doit-on, et pourquoi ? Avec ark.plan, chaque apporteur a son espace : ses affaires, ses commissions, ses conditions. Il ne voit que ce qui le concerne. Il déclare lui-même une nouvelle affaire, avec l’accord du contact. Et il peut simuler sa commission, sans engagement. Votre équipe vérifie l’attribution. Un doublon possible ? Il est signalé avant toute décision. Son plan peut avoir des paliers. Il voit en direct ce qu’il lui reste pour passer au taux suivant. Chaque commission explique son calcul : la base, le taux, le bonus de palier, le plafond. La règle utilisée reste figée : modifier le plan plus tard ne change pas un montant déjà calculé. Facture encaissée : la commission passe à valider, puis à verser. Les règlements partent par lots, à la date prévue. Une erreur ? L’apporteur la signale, vous répondez. Une correction s’ajoute comme une écriture, sans jamais effacer l’originale. Et si une facture n’est jamais payée, la commission est reprise. Il exporte son relevé, retrouve vos documents de présentation, et l’assistant IA vous résume chaque prospect avec la prochaine action à faire. ark.plan, Apporteurs d’affaires. Chaque apport, sa commission.

Ma prospection ? Un tableur, des mails copiés-collés, et des relances que j’oublie. Dans ark.plan, tout part d’une campagne : une cible, une région, les interlocuteurs recherchés et votre offre. Lancez la recherche : l’assistant IA propose des entreprises qui correspondent, et chaque recherche laisse son bilan : retenus, doublons, exclus. Vous avez déjà votre liste ? Importez-la. Doublons et entreprises exclues sont écartés d’office. Chaque prospect a son dossier. Une adresse e-mail n’est retenue que si elle est publiée, lien à l’appui. Et ce qui reste incertain est affiché comme tel. La qualification s’explique : les critères évalués, un niveau de confiance, et une proposition concrète pour cette entreprise. Vos offres vivent dans un catalogue, chacune avec ses propres consignes de rédaction. Préparer le mail : le premier message est rédigé par une IA , à partir de la qualification et de l’offre, avec un ton humain. Ajoutez une consigne, et elle le reprend. Les trois relances sont écrites en même temps, dans le même ton, chacune avec son angle. Joignez votre catalogue PDF : vous voyez s’il a été consulté. Rien ne part sans vous. Chaque message est relu et validé, et l’envoi reste un geste à part. Un prospect répond. Votre question tombe bien : nous y pensons depuis l’hiver. Pouvez-vous m’appeler jeudi après-midi ? Vous êtes notifié. ark.plan propose un classement, vous le confirmez, et les relances prévues s’arrêtent. Une adresse était fausse ? Renvoyez le même message à la bonne, sans perdre l’historique. Chaque matin, la vue À traiter dit quoi faire. Et les résultats restent honnêtes : un taux de réponse, avec ses vrais chiffres. Le prospect est intéressé ? En un clic, son dossier devient un projet, historique compris. ark.plan, Prospection. La qualité avant le volume.